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社长专栏 丰田访谈 赛事活动 专题报道
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社长专栏 丰田访谈 赛事活动 专题报道
新冠疫苗接种工作的改善目标——“更多更快”

目录

又见物与情报流程图
争取成为使人想来这里打第二针疫苗的范本接种点
尽量不让医务工作人员们分心
改善的第一步从“亲自尝试一下”开始
为市民们尽早恢复安全与安心的生活而努力

又见物与情报流程图

从今年2月份开始,日本国内全面开展新冠疫苗接种工作。在丰田汽车总部所在的丰田市内,面向老年人的集体接种工作也在5月30日这一天拉开了序幕。

丰田市内共设有18个接种点,其中4个接种点的会场是由丰田公司提供的。在接种工作开始的这天里,我们来到了一个设立在堤工厂的福利设施进行采访。一进门首先映入眼帘的是贴在入口旁的一幅像地图一样的海报。仔细看了看内容后我们发现,原来这是一张导览图,上面详细标记着“疫苗接种知情书领取处”、“登记”、“接种”等流程,并用线连接起来,还贴心地写上了移动时预计花费的时间。

如果您是丰田的员工,或者是我们ToyotaTimes的读者,那么一定不难发现,这张导览图不就是丰田生产方式(以下简称TPS)的“物与情报的流程图”吗!

贴在门口的会场导览图(上)与“物与情报的流程图”(下)。

为什么“物情图”会出现在疫苗接种点呢?其实这是希望能为医务工作者们提供援助,“尽早将安全和安心传递给更多市民们”的做法,这里蕴含着一个有责任感的民间企业的一番苦心。

争取成为使人想来这里打第二针疫苗的范本接种点

作为控制疫情的“王牌”,日本启动大面积展开接种新冠疫苗的工作。在丰田市内,今年4月份决定成立“丰田市接种示范点”。为促进接种工作更有效地进行,实现疫苗的安全运输,该示范点由当地医师协会、丰田公司、大和运输(以下简称大和)合作组建。

虽然有些地方政府以私人诊所为中心开展接种工作,但是作为县内地域最广的丰田市,居住人口超过了42万,集体接种时必须利用大型会场。因此市政府人员找到了在市内拥有多处设施的丰田公司。

其实,丰田公司一直在为控制新冠疫情而默默地做着贡献。他们不但生产口罩、面罩等一般防护用具,还协助生产医疗防护服生产销售脚踏式消毒支架“消毒大使”等医疗防护相关商品。

对于这次市政府的请求,丰田不但免费提供了接种场地,还决定派遣公司内的社医与护士前去协助。同时,他们还派遣了会场布置与运营相关的人才一同前往,立志与市政府、医师协会共同创建一个能够让民众安全、安心、高效的接种示范点。这也正是为什么我们来到接种点时首先会看到“物与情报流程图”的缘故。

在疫苗接种点实施TPS究竟会有什么样的效果呢?怀着这一疑问,我们采访到了本次推行该项目的关键人物,丰田生产调查部的宫岛伸晃主管。

宫岛主管 我们会提前统计出将有多少人会开车来接种疫苗、接种疫苗时大概要花多久等信息,然后再确定医生及会场引导员的人数,准备出接种疫苗时所需物品的准确数量。其实这也是TPS中确定“原单位”的做法。在一个接种点确认了“原单位”后,其他接种点就可以有一个参考了。

就这样,他们首先确定了“原单位”和制作了“物与情报流程图”,为接种点定了一个初步的基准。但现阶段这些数字还都是纸上谈兵,如果实际接种工作中发生了意外情况,卡在了哪一步,临时再制订相应的解决对策。

在模拟试行的时候发现,有些人可能会因为遗忘东西或者漏填表格等原因,滞留在需要出示接种单或接种知情书的登记处。针对这种情况,在进入接种会场前的大门口,竖立了提醒不要遗忘东西的提示牌,并在登记处预留了补填单据的空间。

为了方便提醒大家确认自己的体温以及是否带齐物品,在进入接种会场前的大门口,摆放了大号文字的提示板。顺带一提,所有提示板都是由丰田公司制作的,共计有600个之多。

为防止有些人可能会有漏填接种单的情况发生,在登记处旁边特意预留了补填单据的空间,以防止人员滞留发生拥挤现象。

另外,通过模拟运行还发现正式接种疫苗前,在医生问诊的阶段有可能会发生拥挤情况。针对这一问题工作人员们特意制作了Q&A小百科,上面写着“接种疫苗后是否会有不良反应”、“接种疫苗会有什么效果”等有可能被问到的相关问题。这样不但可以缩短排队等待的时间,还能够让民众更加安心地接种疫苗。

参与了本次接种布置会场工作的丰田加茂医师协会副院长,大杉泰弘先生从医务工作者的视角出发,是如此评论这个丰田会场的。

丰田加茂医师协会 大杉副院长 对于会场的布置我提出了很多建议,而丰田工作人员们从来没有那种“差不多就得了”的糊弄心态,针对建议认真完善对策。他们通过模拟运行,尽量优化会场。这种做法完全就是“现地现物”的完美体现。

大杉副院长在之前丰田公司开展防护服生产支援工作的时候,就曾多次与公司交换过意见,他是丰田公司在开展防治新冠疫情相关业务中不可或缺的存在。通过从他口中提出“现地现物”这一概念就可以感受到,他与丰田公司有着极强的牵绊。

通过模拟运行发现的问题还有“在接种疫苗后需要有15~30分钟的留观期,但由于钟表挂在等待区的后面,很不方便观看”、“提示板距离太远,看不清上面的字”等。“自己亲自体验一下才会发现不方便的地方”这也是贯彻TPS的方法之一。

另外,宫岛主管表示,在布置会场时也不能一味追求效率。

宫岛主管 TPS很容易被人粗暴地定义成“减少无用功”或者“提高效率”,但实际上并没有那么简单。 在疫苗接种点推行TPS的时候,一定要考虑到新冠疫情的特性,尽量做到不停滞、无负担、顺利接种,争取成为使人想来这里打第二针疫苗的接种会场。我们要怀着这种心态去布置会场,努力给予民众们最大的安全、安心。

听了宫岛主管这番话后,让我回想起了去年丰田社长在社内培训时,针对TPS讲述的“丰田章男独特解释”。在那次演讲中丰田社长说道。

丰田社长 (在丰田社内)总是会有人错误地将“TPS=效率化”,因此很多时候改变工作方式的目的只是为了提高效率,但其实TPS的目的始终是“让他人的工作更轻松”。

来接种疫苗的民众们有可能不安的点在哪里?怎么做才能消除这个隐患?负责布置会场的工作人员们连日不断开动脑筋,更多地去发现、解决问题。这种做法确实不能仅仅用一句“效率化”来概括。

尽量不让医务工作人员们分心

要做到安全、安心地接种疫苗,负责将疫苗以“超低温”状态运输的大和物流是不可或缺的。

丰田市所用疫苗的最佳储存温度范围是-90℃~-60℃。因此,一般情况下在运输途中需要使用大量的干冰来保持温度,而使用干冰时需要遵循很多注意事项。

针对这种情况,大和决定在运输途中使用超低温的“干冰”与疫苗专用保冷箱。在这种组合的保护下,维持适宜疫苗储存的温度最多能够达到30个小时。

由于在运输途中也能够维持适宜储存温度,因此可以实现在偌大的丰田市,包括个别接种会场在内的140个接种点的所有配送工作。并且还可以为个别没有冷藏设备的接种点提供疫苗储存服务。未使用的疫苗还可以带到别的地方继续使用,解决了疫苗浪费这一社会问题。

使用专用保冷箱,疫苗得以在-60℃以下的环境中储存。

针对这次的运输工作,我们采访了负责该项目的大和运输全球SCM供应链事业总部 销售企划部长林昌弘先生,他如此说道。

销售企划部 林部长 虽然中央政府将疫苗先分派给了各地方政府,但如果只靠地方政府去操作的话,实际上还是很有难度的。因为在分派疫苗的时候不得不去思考要送到哪家医院,什么时候提供疫苗等具体问题。 另外,现在的医疗一线已经非常忙碌了,不应该再给接收疫苗的医院增加负担。为了能够让民众安心顺利地接种疫苗,我们愿意发挥本公司积累下来的一些关于医药用品运输的经验,为大家做出贡献。

除疫苗以外,为了减少接收方的负担,他们还将稀释疫苗用的生理盐水与注射器等相关医疗用品,先在配送站整理好后,再统一配送。这就是大和运输的贴心做法。

另外,由于各个医院的问诊日与休诊日各不相同,所以接收方的医院会担心疫苗在不方便的时候送来。

这时大和运输的管理系统就派上了用场。他们将相关医疗机构的休诊日与可接收的日子录入到系统中,进行数据化管理。然后制定一个合理的运输计划,提前通知院方疫苗的配送日期。在开始配送前3天,还可以申请变更配送时间。

销售企划部 林部长 疫苗的物流逻辑框架是接到预约订单、确认库存、制定运输计划、品质可视化操作。我们大和运输的这套流程是构建在日积月累的工作经验之上的,因此可以确保疫苗在运输过程中的安全,使客户安心,为控制疫情做出贡献。

为了能够使医疗工作者不用为医疗工作以外的事情分心,大和运输的技术也为丰田市的疫苗接种工作添砖加瓦。

负责运输工作的大和,负责布置会场的丰田,在这两家公司守望相助的带动下,其他的社会团体也陆续加入到这次援助疫苗接种的活动中来。

改善的第一步从“亲自尝试一下”开始

在这次接种疫苗的活动中,还有一家民间企业也功不可没。为了制造大和运输途中所需的超低温冰,需要用到能够达到-120℃的“超低温冰箱”。而负责研发生产这种冰箱的则是坐落在静冈县沼津市,一家叫做日本ADD株式会社(以下简称ADD)的冷冻公司。

ADD的员工数是39人。虽然公司规模不大,但他们自2001年创业以来,一直致力于半导体装置的研发与销售、维修保养等专业性工作。这次,在得知丰田派来援助工作组时,ADD的董事长下田裕人笑道:“丰田这么做又得不到什么好处,一开始还以为会有什么猫腻呢。”

下田董事长 但是后来在看到ToyotaTimes的一篇有关丰田支援生产医疗防护服的报道后,了解到了丰田追求的目标是什么。而且在这只援助工作组来到我们公司后,我发现他们特别亲切随和,丝毫没有傲慢的态度,凡事与我们的工作人员从同样的思考角度出发,不分彼此职位高低。通过这次接触,让我认识到了丰田确实有很多值得学习的地方。

ADD董事长下田裕人(右侧)。站在他左侧的是下田先生的父亲,也是ADD的创始人下田一喜社长。父子二人共同经营这家公司,努力扩大业务范围。

上图为ADD研制的日本首例可达到-120℃的插电式超低温冷冻库,以及它制造出来的超低温干冰。虽然很多企业会选择外包海外厂商,但是ADD却致力于打造日本国内品牌,为日本国民提供价格更低、稳定性更高的供应体质。

在制造冷冻库时最费时费力,生产效率较低的工序要属冷冻设备的关键零件——多级压缩制冷机的硬焊组装工作。多级压缩制冷机是制造超低温最主要的零件,它能够汽化、蒸发氟里昂。一直以来,这项组装工作都是由操作熟练的工作人员担任,每天最多能够生产2台,制造每台制冷机需要花费270分钟。

工作人员正在硬焊多级压缩制冷机。

宫岛主管在来到工作一线后说道。

宫岛主管 真正花费在硬焊上的时间其实只有5秒钟,但为此而做的准备工作却要花上10~20分钟之久。我觉得让技术工浪费这么多时间,有点不划算。希望能够减轻这些负责组装工作的技术工们的负担,让他们把节省下来的时间用到本应该他们负责的开发工作中去。这样一来就可以减少无用功,更有效地利用每位员工的能力。这才是符合TPS的思维方式——“尊重人性”。

但遗憾的是,丰田支援工作组的成员们没有一个人会硬焊。于是他们特意返回爱知县,在丰田公司内拟建并还原出了一个生产线。

宫岛主管笑着说:“总要先亲自尝试一下,否则是体会不到担任这项工作的人究竟困扰在哪里。但实操起来确实太难了,根本不成个样子”。看到丰田如此认真的姿态,当初还有些抵触的ADD员工们也欣然接受了他们的帮助。

丰田员工们首先绘制了“物与情报的流程图”,将所有工序流程可视化后,再还原出生产线进行实践,直到整个流程全部合理为止,不断进行改善工作。无论在哪里的一线,TPS的基本推进方式都是相同的。

援助小组的成员们通过与组装工人们的交流,把握到了一些改善点。譬如以前硬焊所需要的工具一直都是随意乱放在工作区域中,经常会发生拿错的情况,而且工人们作业的时候不得不往返于工作区与工具存放区之间。针对这种现象,援助小组的成员们决定将组装时所需工具提前按套整理出来,用以优化工作的准备时间。

另外,为了避免组装工人们弯腰操作,援助小组还改善了工作台的高度,并将操作台改良成为可旋转的样式,这样一来,工人们就不用围着操作台来回转了。

援助组成员们在整理好的工具箱里贴上了编号。为了方便拿取,还特意留了半圆形的凹槽。改善活动中的每一个小心思,都能够缩短整体作业的时间。

上图是加高后的铝框架操作台,经过改良后已经变为可旋转的样式。既有效地提高了工作效率,还减轻了工作人员们身体上的负担。

曾经参与过医疗防护服援助生产的丰田全球生产推进中心铃木浩主管,这次作为援助小组的一员,对本次的改善活动如此评价道。

铃木主管 在开展改善活动的时候,最重要的就是多了解、多确认。要不停地去问组装工人“是否要再高些?”、“现在感觉如何?”等具体问题。闭门造车式的改善只会越改越糟糕。改善活动不能是悬浮的,不接地气的,它应该是人与人之间沟通交流的成果。

通过这次援助小组开展的改善活动,在5月末时,原本制作1台制冷机所需的270分钟,缩短到了120分钟以下。另外由于将组装1台设备的员工人数从1人增至2人,因此日产量提高到了15台,整体优化了以往的生产结构。这也再次证明了“通过交流”可以提高生产力这一思想。

为市民们尽早恢复安全与安心的生活而努力

时间终于来到了5月30日这一天,丰田市正式展开集体接种疫苗工作。在这天,承载着无数相关人员寄托的蓝色疫苗专用保冷箱,被送到了堤工厂的福利设施。

上午10点,接种疫苗的市民们陆续进入了会场。虽然看起来一切顺利,也没有任何滞留现象的发生。但负责会场布置的宫岛主管却说:“我们的工作并没有结束。从现在开始,我们要联合医务工作者、市政府工作人员、会场运营人员,持续推进改善活动。正如我们丰田公司里常常提到的概念‘改善后即是改善前’。今天我们在开放会场10分钟后就对原本的布局做了一次变更。在本次疫苗接种工作结束,最后一位接种者离开会场前,我们都会持续不停地推进改善工作”。

疫苗的接种工作已经开始2周了。通过一系列的改善活动,如改变会场布局、调整原本主要以方便医护人员为主的会场引导员工作重心等,将原本每名接种者从进入会场登记到走出会场所需的时间,从30~40分钟左右缩短至20~30分钟左右(15分+包含接种疫苗后留观等其他时间)。在丰田提供的接种点接种疫苗的人数,也从最初的1个会场每日540人增至3个会场每日共计2700人。

即便已小有成效,但丰田的改善之魂不会就此满足,止步不前。他们的目标是希望最终能够将每个人停留在会场的时间缩短至20分钟上下,3个会场每日共计接种人数在4000人左右。

今后,丰田市周边地区将会陆续开设更多由丰田提供会场的接种点,并且还会继续增加每个会场的接种人数。这个举“医官民”全力建成的“丰田市接种示范点”只是一个开始。在市民们重获安全与安心的正常生活之前,丰田不会停下改善的脚步。